home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / ar152hd / ar152hd.doc next >
Text File  |  1988-01-22  |  8KB  |  223 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  **  *  * *****  **  *   *  **  ***** * *   * ****
  5. *  * *  *   *   *  * ** ** *  *   *   * *   * *
  6. **** *  *   *   *  * * * * *  *   *   * *   * ***
  7. *  * *  *   *   *  * *   * *  *   *   *  * *  *
  8. *  *  **    *    **  *   *  **    *   *   *   ****
  9.  
  10.  **   **   **   **  *  * *   * *****  ***
  11. *  * *  * *  * *  * *  * **  *   *   *   
  12. **** *    *    *  * *  * * * *   *    ***
  13. *  * *  * *  * *  * *  * *  **   *       *
  14. *  *  **   **   **   **  *   *   *    ***
  15.  
  16. ***  ****  **  **** * *   *  **  ***  *    ****
  17. *  * *    *  * *    * *   * *  * *  * *    *
  18. ***  ***  *    ***  * *   * **** ***  *    ***
  19. *  * *    *  * *    *  * *  *  * *  * *    *
  20. *  * ****  **  **** *   *   *  * ***  **** ****
  21.  
  22. Version 1.52
  23. 6 February 1988
  24. by Len Thom
  25.  
  26. This set of programs are end user supported.  If you find them to 
  27. be useful please send $25.00 to:
  28.  
  29. Len Thom
  30. 12126 - 102 Street
  31. Edmonton, Alberta
  32. T5G 2G9
  33.  
  34. This  set of programs are public domain software.   You may  copy 
  35. them  as  much as you like,  give them away and place them  on  a 
  36. bulletin board without offending the author.
  37.  
  38. In  order  to run this version of Automotive Accounts  Receivable 
  39. you must have:
  40.   
  41. 1. An I.B.M. Personal Computer or Compatible with 128K of RAM and
  42. at least one disk drive.
  43.  
  44. 2.  A  printer capable of 132 columns in either regular print  or 
  45. Epson compatible condensed print.
  46.  
  47. 3.  A  supply of ACCPAC Compatible Invoice and ACCPAC  compatible 
  48. Statement forms.
  49.  
  50. 4. PC-DOS version 2.0 or newer.
  51.  
  52. This version of the program set WILL run on a hard disk.   If you 
  53. want  a  version that is designed to run best  on  two  floppies, 
  54. please send the author a note, and he will send you one.  
  55.  
  56.  
  57. GETTING STARTED
  58.  
  59. Your program disk should contain the following programs:
  60.  
  61. MAINMENU.EXE
  62. AR152HD.EXE
  63. ARP152HD.EXE
  64. INV152HD.EXE
  65.  
  66. This  version of the program set requires that all four  programs 
  67. and  all  data  files must be in the default disk  drive  at  all 
  68. times.
  69.  
  70. We will asume that we are using only one drive and that the drive 
  71. is drive A.  At the A> prompt type MAINMENU <cr) ( <cr> means hit 
  72. the  'RETURN' or 'ENTER' key).   On the screen the following menu 
  73. will appear.
  74.  
  75. ------------------------------------------------       
  76. |  Automotive Accounts Receivable     ver 1.52 |
  77. |      M A I N           M E N U               |
  78. |                                              |  
  79. |    1. ACCOUNTS RECEIVABLE/INVOICING          |
  80. |    2. ACCOUNTS RECEIVABLE PRINTOUTS          |
  81. |    3. INITIALIZE MASTER COMPANY INFORMATION  |
  82. |    4. INITIALIZE INVOICE NUMBER SEED         |
  83. |    5. CASH INVOICE PRINTOUT                  |
  84. |    6. CHEQUES/CREDITS POSTING REPORT         |
  85. |    7. MONTHLY CLOSE OUT OF POSTING REPORT    |
  86. |    8. MONTHLY CLOSE OUT OF CASH REPORT       |
  87. |    9. INVENTORY                              |
  88. |   10. MESSAGE FROM AUTHOR                    |  
  89. |   11. RETURN TO SYSTEM                       |  
  90. |                                              |
  91. |    PLEASE ENTER YOUR CHOICE                  |  
  92. |                                              |
  93. ------------------------------------------------
  94.  
  95. This is the first of 4 menus that the program set uses.   Doing a 
  96. particular job is as easy as choosing a menu number and following 
  97. the instuctions,  and answering the questions that appear on  the 
  98. screen.
  99.  
  100. The  first  thing  you must do is to  INITIALIZE  MASTER  COMPANY 
  101. INFORMATION  (MAIN MENU item 3).   This will create a file called 
  102. MASTCOMP.DAT  that  will contain the name of  your  company,  its 
  103. address,  and the rate of sales tax in your area.   Entrance into 
  104. this area is password protected, to keep casual users out of this 
  105. area.  The password is LEN.
  106.  
  107. The  next thing you may want to do is INITIALIZE  INVOICE  NUMBER 
  108. SEED.  This will set up a file called SEQUENCE.NUM that will tell 
  109. the invoicing program the number of the next invoice.   MAIN MENU 
  110. item  4  allows  you  to change  this  number.   It  is  password 
  111. protected and the password is LEN.
  112.  
  113. ACCOUNTS RECEIVABLE
  114.  
  115. To   set up your Accounts Receivable choose MAIN MENU item 1  and 
  116. the  program AR152HD.EXE will load.  After loading, the following 
  117. prompt will appear:
  118.  
  119. ENTER ACCOUNTS RECEIVABLE FILE NAME:
  120.  
  121. You  must assign names to your Accounts Receivable  files.   Each 
  122. file you name can have up to 50 customers in it.   File names can 
  123. contain  no more than 8 letters.   The program will automatically 
  124. add the suffix .ARF to any file name you create.   You can create 
  125. as many Accounts Receivable files as will fit on a disk.
  126.  
  127. After choosing an Accounts Receivable name,  a menu will  appear.  
  128. To  enter your customers into the Accounts Receivable choose menu 
  129. item 3.
  130.  
  131. INVOICING
  132.  
  133. The  Invoicing portion of the program uses ACCPAC type 9"  X  11" 
  134. Invoices.   It  may take some trial and error to get the invoices 
  135. to  line up properly.   The first line of print is the  6th  line 
  136. from the top of the page.
  137.  
  138. The first prompt in both the SALE OF GOODS and WORKORDER PRINTOUT 
  139. menu items asks for customer account number.  If your customer is 
  140. paying cash, type CASH at this prompt.
  141.  
  142. After  this  it is just a matter of answering the questions  that 
  143. appear  on  the screen.   When prompted IS ITEM  FROM  INVENTORY, 
  144. Answer YES only if the part number has been previously entered in
  145. the  Inventory  program.   When prompted to ENTER FILE NUMBER  TO 
  146. TAKE STOCK FROM enter only file numbers that appear in the second 
  147. column  from  the right at the top of the  screen.   If  no  file 
  148. numbers appear enter a zero.
  149.  
  150. Menu  item  2 (CUSTOMER ACCOUNT INFORMATION) allows you  to  look 
  151. into  each  customer record by entering the account  number  when 
  152. prompted.   To  return  to the menu press the enter key  at  this 
  153. prompt.
  154.  
  155. INVENTORY
  156.  
  157. The Inventory program,  INV152HD.EXE,  is loaded by choosing MAIN 
  158. MENU  item  9.   The program will store inventory data in 2  data 
  159. files called STOCK.LGN and STOCK.DAT.
  160.  
  161. To  add new part numbers to inventory choose INVENTORY MENU  item 
  162. 8.   The program does not sort your inventory.   If you want your 
  163. data stored in a particular order, enter it in that order.
  164.  
  165. INVENTORY  MENU item 9 is for updating your inventory.   However, 
  166. keep in mind that inventory sold through the Accounts  Receivable 
  167. system is automatically taken out of stock.
  168.  
  169. The password to continue in menu item 10 is LEN.
  170.  
  171.  
  172.  
  173. MONTH END
  174.  
  175. At  the  end of each month,  you must do the following things  IN 
  176. THIS ORDER.
  177.  
  178. 1.  Prepare monthly statements.  Choose PRINTOUT MENU item 3.  Do 
  179. this for all Accounts Receivable files.
  180.  
  181. 2.   Prepare A/R Analysis Report.   Choose PRINTOUT MENU item  5.  
  182. Do  this for each Accounts Receivable file.   You may print  this 
  183. report at any time without affecting any data.
  184.  
  185. 3.   Close out accounts.   Choose PRINTOUT MENU item 4.   Do this 
  186. for each Accounts Receivable file.   Do this ONLY once per month.
  187. The password is LEN.
  188.  
  189. 4.    Close out Cheques/Credits posting report.  Choose MAIN MENU 
  190. item 7.  Do this only once.
  191.  
  192. 5.   Close  out Cash report.   Choose MAIN MENU item 8.   Do this 
  193. only once.
  194.  
  195. This will age your Accounts Receivable 30 days and store  posting 
  196. information in separate history files.
  197.  
  198. YEAR END
  199.  
  200. In  addition to the normal month end procedures you may  wish  to 
  201. erase your inventory sales data and start fresh for the new year.
  202. If you do, choose INVENTORY MENU item 10,  sub-menu item 5.   The 
  203. password is LEN.
  204.  
  205. APPENDIX 1
  206.  
  207. If  you have been using a version of this program that is version 
  208. 1.41  or previous you must convert your inventory data  files  to 
  209. run  under  version  1.52.   Included on the program  disk  is  a 
  210. program  called CONVERT.EXE.   At the A> prompt type CONVERT <cr> 
  211. and  the  program  will convert your old data  to  the  new  file 
  212. stucture  without  destroying your previous data.   Before  doing 
  213. this make a backup copy of your data files in case something goes 
  214. wrong.   All  other data files from previous versions  (including 
  215. CP/M versions) are compatible with version 1.52.
  216.  
  217. After t